자기 관리 프로세스-일정 수립&수행

1. 일정수립

1. 시간관리 매트릭스

  SMART 하게 목표를 설정하고 해야 할 구체적 행동이 정해졌다면 이를 위한 일정을 수립하고 관리해야 한다. 일정을 관리한다는 것은 해야 할 일들에 대한 우선순위를 정하는 것이다. 우선순위를 구분하는 방법으로 시간관리 매트릭스를 많이 활용하고 있다. 시간관리 매트릭스는 중요성과 긴급성으로 구분한다.

  중요성은 자아인식을 통해 발견한 자신의 가지, 개인의 사명, 신념과 연결될 것을 의미하며 가치와 신념, 인생의 목적과 사명이 연결된 행동일수록 중요성이 높다고 할 수 있다. 긴급성은 즉각적으로 대처를 요구하고 처리해야 하는 정도를 의미하며 일의 속도 측면에서 급하게 해야 할 일과 그렇지 않은 일을 판단하는 것이다.

 

□ 중요하고 긴급함- 위기사항, 급박한 문제, 눈앞에 닥친 시험

□  중요하나 긴급하지 않음- 건강관리, 인간관계 구축, 재충전

□  중요하지 않으나 긴급함- 끼어드는 일, 인기 위주의 활동, 급박해 보이는 일

□  중요하지 않고 긴급하지 않음- 무의미한 행동, 시간낭비 활동, 지나친 게임

 

  중요하고 긴급함은 들어가는 시간과 비용에 비하여 얻는 수익이 비슷하지만 요하지 않으나 긴급함은 많은 시간과 돈을 투자한 것에 비해 얻는 수익은 적다. 투자를 한다면 실패에 해당된다. 중요하지 않고 긴급하지 않음은 들이는 시간과 비용에 비해 얻는 것이 거의 없다. 중요하나 긴급하지 않음은 들이는 시간과 비용보다 더욱 많은 수익을 낼 수 있다. 

  시간관리에 있어 최고의 투자는 중요하나 긴급하지 않음에 자신의 시간과 에너지를 집중하는 것이다. 효과적 일정 수립을 위해서 먼저 자신이 대부분의 시간을 보내는 일들이 어는 구역에 많은지 확인해야 한다. 드리고 다른 것에 해당하는 일들을 최소화하고 가능한 일정을 중요하나 긴급하지 않음에 잡고 중요하고 긴급함은 우리의 의지와 무관하게 급하게 일어나기 때문에 통제가 어려운 것도 고려해야 한다.

2. 우선순위

  시간관리를 잘하는 사람은 우선순위를 잘 정하고 실천하는 사람이다. 제한된 크기의 유리 항아리에 큰 돌과 작은 돌을 모두 채우기 위해서는 큰 돌을 먼저 넣고 남은 공간에 자갈과 작은 돌을 채워야만 효율적이다. 유리 항아리는 개인에게 주어진 삶이자 시간이고 큰 돌은 삶에서 중요한 일들을, 작은 돌은 중요도가 낮고 작고 사소한 일들을 의미한다. 

  사람들은 가끔 제한된 시간 속에서 작고 사소한 일을 먼저 채운 후에 큰 돌을 채우려고 하나 이미 작은 돌이 차지한 공간 때문에 큰 돌이 들어갈 공간은 사라지거나 줄어든다. 항아리를 채우려고 돌을 억지로 넣으려 하면 유리항아리가 깨질 수도 있다.

  자기관리를 잘하기 위해서는 무엇보다 자신의 삶에서 큰 돌과 작은 돌을 명확하게 구분할 수 있어야 한다. 큰 돌과 작은 돌의 기준이 되는 것은 자기 관리 프로세스 1단계에 해당하는 개인의 비전과 목표이다. 비전과 목표에 비춰보면 해야 할 일의 가치와 경중이 드러난다. 그리고 주어진 일정에 큰 돌을 먼저 넣었다면 남은 공간에 작은 돌들을 넣으면 된다.

 

2. 수행

1. 80대 20법칙

  세부적인 일정이 정해지면 이에 따라 수행이 이어져야 한다. 계획대로 수행을 완료하는 것은 쉽지 않고 수행의 과정에 다양한 요소가 영향을 주기도 한다. 예를 들어 개인의 건강, 감정, 대인관계, 경제적 상황 등은 계획을 수행하는 데 있어 영향을 주는 대표적 요인이다. 예상치 못한 부상이 계획한 일을 못하게 만들 수 있다. 갑작스러운 선배의 부탁으로 인해 내가 생각한 업무의 순서가 뒤로 밀려날 수 있다. 이와 같이 갑작스러운 방해를 줄일 수 있는 최선의 방법은 중요하나 긴급하지 않음의 활동에 집중하는 것이며 중요하나 긴급하지 않음에 시간과 에너지를 집중하면 통제가 어려운 상황에서 발생되는 중요하면서 급한일은 최소화할 수 있기 때문이다.

  주어진 수행의 과정에서 집중과 몰입은 일의 성과에 유의하다. 효과적인 수행을 위해 80대 20법칙을 적용해 볼 수 있다. 파레토 법칙으로도 잘 알려져 있는데 전체 결과의 80%가 전체 원인의 20%에 의해 일어나는 현상을 가리키며 이 법칙은 주로 마케팅과 생산성에서 언급되지만 수행에도 연결된다. 시간관리를 할 때 가장 중요한 수행 20%에 집중하면 나머지 80%의 업무에 효율성을 높일 수 있다. 전체해야 할 일 중에서 20%에 해당하는 중요한 행동, 효과성이 높은 행동을 규명하며 거기에 시간을 우선적으로 집중해 보자.

2. 실행력을 높이는 방법

  수행은 개인의 생산성을 높이는 직접적인 방법이다. 높은 생산성은 제한된 자원을 가지고 더 뛰어난 결과를 만든다. 같은 일을 해도 생산성이 높은 사람은 성과의 질이 높고 시간적 여유를 누린다. 반면 낮은 생산성에 허덕이는 사람은 늘 시간 부족에 시달리고 수행의 질도 낮다. 이렇듯 자기 관리를 통해 생산성을 향상하는 것은 개인의 성장에 중요한 의미를 갖는다. 자기 관리에서 수행을 위한 실행력을 높이는 행동 전략을 알아보자.

 

1. 일단시작

  실행력을 높이기 위해서는 일단 시작하는 자세가 필요하며 특히, 작은 일부터 시작하면 효과적이다. 새로운 도전 앞에서 많은 사람들이 주저하며 시간을 끌지만 시작이 반이다. 그래서 처음에는 일이 작고 쉬워야 한다. 생산성을 높이기 위해서 작은 일부터 시작하고 성취해 가는 습관을 가지면 도움이 되고 단계를 하나씩 올려가면 효과적이다. 일단 시작하면 반은 된 거다.

2. 사전준비

  바로 시작할 수 있도록 사전 분비를 한다. 매일 아침에 조깅을 하기로 했다면 다음날 아침에 눈을 뜨면 바로 입을 수 있도록 옷과 신발을 미리 준비하여 아침마다 무거운 몸으로 옷과 신발을 찾아 그것만으로도 아침 운동을 포기하게 만드는 변명거리를 차단하자. 어떤 일을 할 때 간단하게라도 사전 준비를 하면 도입이 쉬워진다. 미리 준비하면 성공의 확률은 올라가다.

3. 목표의 시각화

  목표를 시각화하여 관리한다. 현재의 진행 상태를 한눈에 확인할 수 있도록 보드를 만들어서 붙여놓으면 보다 더 실행에 집중하게 되며 아무도 모르는 목표는 자신에게도 잊힐 가능성이 높다. 반면 시각화된 목표에 반복적으로 노출되는 것은 실행에 대한 우리의 의지를 다지는 데 긍정적 역할을 하게 된다. 실행에 방해가 되는 장애물은 가급적 시야에서 멀리하면 실행에 도움이 된다.

4. 롤모델을 통한 학습

  롤모델을 통해 학습한다. 주변에서 이미 뛰어난 성과로 주변의 신임과 존경을 받는 사람을 자세히 관찰하면 그 사람만의 방법을 배울 수 있고 더불어 실행을 위한 건강한 자극을 받을 수도 있다. 롤모델을 따라 하는 것도 도움이 되겠지만 그 사람과의 만남을 통해 그 사람의 이야기를 듣고 따라 한다면 어느덧 성장해 있는 자신의 모습을 발견할 것이다.

5. 인내

  물은 100˚C가 되야 끓는다. 모든 일에는 임계점이 존재한다. 임계점을 넘기면 가시적인 결과가 나타난다. 수행을 위한 노력과 시간도 일정한 시간이 들어가야 변화를 눈으로 확인할 수 있다. 중간에 원하는 결과가 바로 보이지 않는다고 포기하지 말고 마음 속으로 원하는 결과를 상상하고 시각화하면서 인내하는 자세가 필요하다. 마라토너에게 찾아오는 사점의 유혹의 순간, 포기를 이겨내면 새롭게 도약할 수 있는 세컨드 윈드 기회가 찾아온다.

6. 새로움의 추구

  새로움을 추구한다. 모두가 사용하는 방법에는 이유가 있지만 시간이 지나면 환경이 변하면서 새로운 기술이 등장하고 더 좋은 방법이 나오기 마련이다. 과거의 방식만 고집하다보면 효과적인 방법을 외면할 수 있다. 익숙하지 않기 때문이다. 새로움을 추구한다는 것은 익숙한 방식에 '왜'라는 질문을 던지는 것이다. 명쾌한 답이 나오지 않는다면 그 때는 더 좋은 방안을 고민해 볼 필요가 있을 것이다.

 

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